Phương pháp quản lý văn bản hiệu quả nhất hiện nay

Sử dụng phần mềm quản lý văn bản được xem là phương pháp tối ưu nhất hiện nay mà các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn để thay thế các phương pháp quản lý văn bản truyền thống và hướng đến văn phòng điện tử không giấy tờ.

Hiện nay, ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Ở nhiều địa phương còn quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… bởi các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì  thế, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay.

Cũng theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước thì các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm công bố danh mục, lộ trình cung cấp các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng, và hướng dẫn tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch với cơ quan nhà nước khi thực hiện các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng.

Nghị định cũng nêu rõ về giá trị pháp lý, văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử, sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

Bởi những lý do trên, công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm quản lý văn bản mang tên CloudOffice. Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.

Phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice – giải pháp quản lý văn bản hiệu quả

Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ quản lý văn bản như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, tờ trình... phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản. Ngoài  ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật của phần mềm CloudOffice đã đáp ứng tốt yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị hiện nay.

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice sẽ giúp quản lý quy trình xử lý văn bản một cách chặt chẽ và khoa học. Văn bản đang ở bước xử lý nào, do bộ phận nào hoặc người nào phụ trách được thể hiện rõ trong hệ thống. Để đạt được điều này, hệ thống yêu cầu sự tham gia đồng bộ của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau, từ bộ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo. Tuy nhiên, khi người đảm nhiệm xử lý văn bản tại một bước nào đó đi vắng, nghỉ phép hoặc đi công tác, hệ thống vẫn có thể hoạt động bình thường thông qua cơ chế xử lý linh hoạt CloudOffice đó là cơ chế  “Ủy nhiệm”.

Hệ thống CloudOffice cũng có thể triển khai ở các dạng đơn giản hơn. Ở mức độ triển khai đơn giản nhất, CloudOffice chỉ yêu cầu sự tham gia của bộ phận văn thư. Ở mức triển khai này, bộ phận văn thư sẽ được cấp đầy đủ các quyền xử lý văn bản và thay mặt lãnh đạo thể hiện quá trình xử lý văn bản ngoài thực tế vào hệ thống. Mức triển khai này vẫn đảm bảo sự lưu trữ văn bản một cách khoa học phục vụ nhu cầu tìm kiếm, theo dõi tiến trình xử lý văn bản của đơn vị.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn 

Xem thêm: Quản lý tài liệu, Quản lý công văn