Văn phòng điện tử thông minh giải pháp nâng cao hiệu quả công việc cho mỗi doanh nghiệp

Văn phòng điện tử trong thời hiện đại ngày nay là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Không những giúp lãnh đạo, nhân viên quản lý tốt công việc, văn phòng điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức đặc biệt là nâng cao hiệu suất công việc rõ rệt.

Văn phòng điện tử giúp ích gì cho doanh nghiệp

Văn phòng điện tử là một môt trường văn phòng làm việc hiện đại chuyên nghiệp bằng việc sử dụng các thiết bị thông minh, phần mềm thông minh. Mọi hoạt động trong công việc đều diễn ra trên mạng internet. Sử dụng văn phòng điện tử nhờ sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có được vô vàn những lợi ích thiết thực:

Quản lý công việc hiệu quả

Với hệ thống quản lý công việc được cài đặt trong phần mềm văn phòng điện tử, cán bộ và nhân viên có thể chủ động biết được công việc của mình và sắp xếp hoàn thành nó. Đặc biệt với khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet các lãnh đạo thủ trưởng đơn vị dù có mặt ở cơ quan hay làm việc ở một địa điểm khác cũng có thể nhận văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường của tổ chức. Đây là ưu điểm, sư tiện ích mà bất kỳ người lãnh đạo nào cũng cần trong những trường hợp phải đi công tác hay vắng mặt tại cơ quan.

Quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu toàn diện, chuyên nghiệp

Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử cho phép người sử dụng quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực...

Thêm nữa, trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý thông tin chuyên nghiệp với chức năng quản lý hồ sơ người dùng có thể theo dõi, quản lý tài liệu, hồ sơ theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian, hoặc áp dụng quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ (như quản lý các số báo phát hành, quản lý các phiên bản nâng cấp của 1 phần mềm,…) hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Từ những tính năng nổi bật trên có thể thấy phần mềm văn phòng điện tử hoàn toàn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc quản lý công việc, hố sơ, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm về giấy mực. Điều quan trọng là năng suất làm việc của các nhân viên tăng lên nâng cao hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp không chỉ trở nên chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn mà còn có cơ hội phát triển lên tầm cao hơn nhờ sự số hóa văn phòng.

Làm thế nào để doanh nghiệp sử dụng được văn phòng điện tử

Nhờ những lợi ích tuyệt vời như vậy mà hiện nay, đại đa số các doanh nghiệp đều tiến đến sử dụng phần mềm văn phòng điện tử nhằm cải thiện lại bộ mặt văn phòng cũng như môi trường làm việc của toàn cán bộ và nhân viên trong công ty, hướng đến một văn phòng hiện đại – văn phòng không giấy.

Sử dụng văn phòng điện tử rất đơn giản trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Bởi vì mỗi doanh nghiệp lựa chọn phát triển sử dụng văn phòng điện tử chỉ cần có đủ các yếu tố như sau:

Hệ thống mạng máy tính hay thiết bị điện thoại thông minh có kết nối internet

Đặc thù của văn phòng điện tử là sử dụng mạng trực tuyến có kết nối internet, vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị đồng bộ như mạng LAN hay cán bộ, nhân viên cần có thiết bị điện thoại, smartphone thông minh có khả năng kết nối internet. Điều này là yếu tố cần thiết để tất cả mọi người có thể liên lạc, trao đổi với nhau thông qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử.

Đội ngũ nhân viên có trình độ cơ bản về tin học văn phòng

Với trình độ của các nhân viên trong các doanh nghiệp hiện nay thì việc tiếp cận với một cách làm việc mới hay một phần mềm mới ban đầu có vẻ là điều khó khăn. Nhưng Văn phòng điện tử và hệ thống phần mềm văn phòng điện tử được thiết kế và cài đặt vô cùng đơn giản và dễ dàng sử dụng. Cán bộ, lãnh đạo và nhân viên chỉ cần chuẩn bị kiến thức về tin học văn phòng và qua một buổi tập huấn hướng dẫn sử dụng phầm mềm là có thể quản lý và làm việc một cách nhanh chóng hiệu quả từ văn phòng điện tử.

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử uy tín

Đây là một trong những yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp có thể áp dụng triển khai văn phòng điện tử thành công. Văn phòng điện tử hoạt động trên phần mềm văn phòng điện tử vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử chuyên nghiệp với hệ thống phần mềm thông minh, tiện ích sẽ giúp cho công việc của công ty đạt hiệu quả cao hơn.

Hiện nay, có không ít đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử, tuy nhiên doanh nghiệp có thể tìm đến Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn để được tư vấn áp dụng. Đây là một công ty hoạt động trong lĩnh vực CNTT đã có trên 10 năm kinh nghiệm xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai Hải quan điện tử, Thuế điện tử, Hóa đơn điện tử, Văn phòng điện tử và các giải pháp trong lĩnh vực quản lý nhà nước, các đơn vị hành chính sự nghiệp và các doanh nghiệp.

Với những tính năng hiện đại, tiện ích phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice cuả Thái Sơn đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các doanh nghiệp, phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp có hệ thống đại lý lớn phân bố rộng khắp trên cả nước.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn