Giải pháp hóa đơn nào cho các doanh nghiệp trong năm 2016?

Hạn chế việc sử dụng hóa đơn giấy trong giao dịch thương mại cũng như giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà là điều cần thiết và bắt buộc, nhất là trong điều kiện nền kinh tế hội nhập ngày càng sâu rộng như hiện nay. Để giải quyết triệt để vấn đề này, bên cạnh sự điều chỉnh về phương pháp thực hiện, cơ chế giải quyết của các cơ quan chức năng thì sự phối hợp đồng bộ của các doanh nghiệp cũng là việc làm hết sức quan trọng.

Những bất cập khi  sử dụng hóa đơn giấy trong các giao dịch

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy trong giao dịch hàng ngày. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc sử dụng hóa đơn giấy đang bộc lộ khá nhiều bất cập.

Thứ nhất, đó là các thủ tục hành chính rườm rà khi phát hành hóa đơn giấy

Để có thể phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ), các doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị rất nhiều hồ sơ, giấy tờ có liên quan cũng như phải thực hiện theo rất nhiều các bước, thủ tục khác nhau. Hóa đơn đỏ của các doanh nghiệp chỉ được công nhận sau khi lập thông báo phát hành hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn cũng như phải đảm bảo yêu cầu về sử dụng hóa đơn sau phát hành hay thay đổi liên quan đến việc thông báo phát hành hóa đơn. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian, tiền bạc của riêng các doanh nghiệp mà còn là gánh nặng cho cả hệ thống quản lý cũng như của cả nền kinh tế.

Thứ hai là chi phí in ấn, vận chuyển

Khi sử dụng hóa đơn giấy, chi phí cho việc in ấn cũng như lưu trữ hóa đơn là không hề nhỏ, đặc biệt là tại các doanh nghiệp lớn hoặc có lượng hóa đơn giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.

Ngoài ra, nhiều lỗ hổng trong cơ chế quản lý hóa đơn giấy vẫn còn tồn tại, dẫn đến nhiều tiêu cực trong quá trình kiểm soát, thống kê. Với việc giao dịch thông qua hóa đơn giấy, nhiều doanh nghiệp đã lợi dụng cơ hội này mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để kê khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả.

Giải pháp hóa đơn nào cho các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập?

Để giải quyết các bất cập nói trên, đồng thời xây dựng một nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp, hiệu quả, tránh lãng phí cho người dân và doanh nghiệp thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính đã trở thành một nhu cầu bức thiết hiện nay.

Nhận thấy rõ yêu cầu phải cải cách, thay đổi, mới đây, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hoá đơn và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Việc thí điểm triển khai sẽ được áp dụng trước mắt tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian từ tháng 6/2015 đến hết 12/2016. Trước khi kết thúc thực hiện thí điểm, Tổng cục Thuế báo cáo Bộ Tài chính kết quả và đề xuất phương án triển khai mở rộng.

Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực là một xu thế tất yếu, một sự thay đổi cần thiết giúp các doanh nghiệp có thể hội nhập toàn diện, sâu rộng trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Chính bởi vậy, việc thay thế hóa đơn giấy như hiện nay bằng hóa đơn điện tử xác thực là việc mà các doanh nghiệp nên làm/ nên thay đổi để có thể đạt được những lợi ích, thuận lợi to lớn trong quá trình làm việc.

Những lợi ích mà hóa đơn điện tử xác thực mang lại cho các doanh nghiệp có thể kể đến như:

Tiết kiệm chi phí:

Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn… từ đó giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp

Độ chính xác cao:

Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao và an toàn, tránh được việc làm giả, làm sai lệch hóa đơn do được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.

Tiết kiệm thời gian, nhân lực:

Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và có thể gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.

Tại sao bạn nên đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực sớm?

Theo lộ trình, trong thời gian tới, Tổng cục Thuế sẽ tiến hành triển khai hóa đơn điện tử xác thực trên diện rộng. Các doanh nghiệp lúc đó sẽ đều phải chuyển hướng sang sử dụng hóa đơn xác thực nhưng sẽ gặp nhiều khó khăn và bất lợi vì hoàn toàn trong thế bị động. Vì vậy, các doanh nghiệp nên tận dụng thời gian thí điểm để sử dụng loại hóa đơn mới này, tiên phong đi đầu trong xu thế mới để doanh nghiệp mình luôn luôn giữ thế chủ động.

Bên cạnh đó, với rất nhiều lợi ích mà hóa đơn điện tử xác thực mang lại, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực càng sớm sẽ càng tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp của mình.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vn, einvoice.vn