Hướng dẫn thực hiện thủ tục xuất khẩu ủy thác cho doanh nghiệp

Khi đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần xử lý nhiều công việc liên quan đến hợp đồng ngoại thương, chứng từ, khai báo hải quan và nghĩa vụ thuế. Đối với những đơn vị chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, ủy thác xuất khẩu là một phương án có thể cân nhắc để tổ chức các nghiệp vụ này.

Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ ủy thác không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua khâu kiểm soát hồ sơ. Nắm rõ thủ tục xuất khẩu ủy thác, trách nhiệm của từng bên và những điểm cần lưu ý sẽ giúp quá trình thực hiện lô hàng diễn ra thuận lợi hơn.

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi ủy thác xuất khẩu?

Trước khi lựa chọn đơn vị nhận ủy thác, doanh nghiệp nên rà soát các điều kiện liên quan đến hàng hóa, hồ sơ và phương án thực hiện. Công việc này giúp xác định những yêu cầu cần đáp ứng trước khi đưa hàng vào quy trình xuất khẩu.

Kiểm tra quy định áp dụng cho hàng hóa

Không phải tất cả mặt hàng đều có điều kiện xuất khẩu giống nhau. Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất khẩu, có phải xin giấy phép hay thực hiện kiểm tra chuyên ngành hay không.

Đối với mặt hàng chịu sự quản lý đặc biệt, các yêu cầu pháp lý liên quan cần được làm rõ trước khi ký kết và triển khai hợp đồng ủy thác.

Đánh giá đơn vị nhận ủy thác

Bên nhận ủy thác cần có tư cách pháp lý phù hợp và khả năng thực hiện các nghiệp vụ đã thỏa thuận. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kinh nghiệm xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan và các yêu cầu riêng đối với mặt hàng dự kiến xuất khẩu.

Nếu hàng hóa có tính chất đặc thù, kinh nghiệm thực tế của đơn vị cung cấp dịch vụ cũng là yếu tố cần xem xét.

Thỏa thuận rõ phạm vi công việc và chi phí

Trước khi triển khai, hai bên cần xác định cụ thể những công việc thuộc phạm vi ủy thác, mức phí dịch vụ và các khoản chi liên quan. Nội dung thỏa thuận nên phân định rõ:

• Phí ủy thác và cước vận chuyển.
• Phí cảng, bảo hiểm và chi phí kiểm tra chuyên ngành nếu phát sinh.
• Trách nhiệm chuẩn bị, cung cấp và kiểm tra chứng từ.
• Nghĩa vụ thuế, hóa đơn và các khoản thanh toán liên quan.
• Phương án xử lý khi hàng hóa bị chậm thông quan, lưu giữ, hư hỏng hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Việc thống nhất các nội dung này giúp hai bên có căn cứ phối hợp, hạn chế tình trạng thiếu thông tin hoặc tranh chấp khi thực hiện hợp đồng.

Tham khảo thêm bài viết Xuất khẩu ủy thác: Quy trình, hồ sơ và cách xuất hóa đơn 2026 để hiểu rõ hơn về hình thức xuất khẩu này.

2. Các bước thực hiện thủ tục xuất khẩu ủy thác

Tùy vào đặc điểm hàng hóa, yêu cầu quản lý và thỏa thuận giữa các bên, quy trình thực tế có thể khác nhau. Về cơ bản, doanh nghiệp có thể tham khảo trình tự thực hiện thủ tục xuất khẩu ủy thác dưới đây để chuẩn bị và theo dõi tiến độ xử lý lô hàng.

Bước 1: Thống nhất phương án xuất khẩu và ký hợp đồng

Trước tiên, bên ủy thác cần cung cấp thông tin về hàng hóa, số lượng, giá trị, thị trường xuất khẩu và các yêu cầu giao nhận. Hai bên phối hợp kiểm tra tên hàng, mã HS, chính sách mặt hàng cùng những điều kiện cần đáp ứng.

Sau khi thống nhất phương án, hợp đồng ủy thác được ký kết để xác định phạm vi dịch vụ, chi phí, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Đây là cơ sở để triển khai các công việc tiếp theo.

Bước 2: Bàn giao hàng hóa và hồ sơ liên quan

Bên ủy thác chuẩn bị hàng hóa cùng các chứng từ theo yêu cầu của lô hàng, sau đó bàn giao cho bên nhận ủy thác theo thỏa thuận.

Quá trình giao nhận cần được ghi nhận bằng chứng từ phù hợp. Đồng thời, các thông tin về tên hàng, số lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa cần được kiểm tra để phục vụ việc lập hồ sơ xuất khẩu.

Bước 3: Thực hiện khai báo hải quan

Dựa trên hồ sơ đã tiếp nhận, bên nhận ủy thác tiến hành khai báo hải quan và phối hợp xử lý các yêu cầu liên quan theo quy định hiện hành.

Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế, doanh nghiệp và đơn vị nhận ủy thác cần phối hợp cung cấp thông tin, xuất trình hàng hóa và bổ sung tài liệu theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về hồ sơ và trình tự thực hiện, doanh nghiệp có thể xem hướng dẫn về thủ tục xuất khẩu hàng hóa.

Bước 4: Hoàn tất chứng từ, hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán

Sau khi hàng hóa hoàn thành thủ tục hải quan, các bên tiến hành xử lý hóa đơn, chứng từ và thanh toán theo quy định áp dụng cho từng giao dịch.

Ở bước này, doanh nghiệp cần phân biệt giá trị hàng hóa xuất khẩu với phí dịch vụ ủy thác và các khoản chi phí khác. Việc đối chiếu số liệu giữa hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán giúp hạn chế sai lệch khi kê khai thuế hoặc kiểm tra hồ sơ.

Bước 5: Đối chiếu và lưu trữ hồ sơ xuất khẩu

Khi lô hàng đã được xử lý xong, doanh nghiệp nên tập hợp đầy đủ tài liệu liên quan đến giao dịch ủy thác, bao gồm:

• Hợp đồng ủy thác và hợp đồng xuất khẩu có liên quan.
• Tờ khai hải quan cùng hồ sơ xuất khẩu.
• Hóa đơn và chứng từ giao nhận, vận chuyển.
• Chứng từ thanh toán và tài liệu chứng minh giao dịch.
• Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy tờ khác nếu có.

Hồ sơ được lưu trữ đầy đủ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình đối chiếu công nợ, kê khai thuế, quyết toán và giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

3. Những sai sót doanh nghiệp cần tránh khi xuất khẩu ủy thác

Dù đã có đơn vị hỗ trợ nghiệp vụ, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra thông tin và phối hợp xuyên suốt quá trình thực hiện. Một số sai sót dưới đây có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh hoặc làm phát sinh chi phí không mong muốn.

Sai sót trong nội dung hợp đồng

Hợp đồng không xác định rõ phạm vi dịch vụ, mức phí, trách nhiệm của các bên hoặc cách xử lý sự cố có thể dẫn đến bất đồng khi phát sinh vấn đề.

Cách hạn chế: Rà soát các điều khoản trước khi ký, đặc biệt là chi phí ngoài hợp đồng, trách nhiệm cung cấp chứng từ và phương án xử lý khi lô hàng chậm thông quan.

Sai lệch thông tin khai báo hải quan

Tên hàng, mã HS, số lượng hoặc thông tin của các bên không chính xác có thể khiến hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung hoặc phải kiểm tra thêm.

Cách hạn chế: Đối chiếu thông tin khai báo với hợp đồng, hóa đơn, packing list và hàng hóa thực tế. Những nội dung chưa rõ cần được xác minh trước khi truyền tờ khai.

Chứng từ không đồng nhất

Một lô hàng có thể sử dụng nhiều loại tài liệu khác nhau. Nếu tên hàng, số lượng, giá trị hoặc thông tin đối tác không thống nhất giữa các chứng từ, việc kiểm tra và đối chiếu sẽ gặp khó khăn.

Cách hạn chế: Thiết lập bộ dữ liệu thống nhất cho từng lô hàng, kiểm tra chéo hồ sơ trước khi khai báo và cập nhật kịp thời khi có thay đổi.

Xử lý hóa đơn và thuế GTGT chưa phù hợp

Giá trị hàng hóa và khoản thu từ dịch vụ ủy thác là những nội dung cần được phân biệt khi lập hóa đơn, xác định nghĩa vụ thuế và ghi nhận giao dịch.

Cách hạn chế: Làm rõ vai trò của từng bên, thời điểm lập hóa đơn và yêu cầu chứng từ tương ứng. Doanh nghiệp nên trao đổi với bộ phận kế toán hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn khi có tình huống cần xác định cách xử lý cụ thể.

Thông tin về dịch vụ ủy thác xuất khẩu có thể giúp doanh nghiệp tìm hiểu thêm về phạm vi nghiệp vụ cần phối hợp.

Thiếu hồ sơ sau khi hoàn tất xuất khẩu

Chỉ lưu tờ khai hải quan mà không tập hợp hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan có thể gây trở ngại khi cần chứng minh giao dịch.

Cách hạn chế: Kiểm tra danh mục hồ sơ sau mỗi lô hàng, phân loại theo từng giao dịch và lưu trữ theo quy trình quản lý chứng từ của doanh nghiệp.

4. Những trường hợp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ xuất khẩu ủy thác

Ủy thác xuất khẩu không phải là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Đây là phương án tổ chức công việc mà doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy theo năng lực nhân sự, kinh nghiệm và yêu cầu của lô hàng.

Hình thức này có thể phù hợp với các doanh nghiệp:

• Lần đầu xuất khẩu hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý giao dịch ngoại thương.
• Chưa bố trí nhân sự chuyên trách về chứng từ, hải quan và nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
• Cần hỗ trợ chuẩn bị invoice, packing list, tờ khai hải quan, C/O và các chứng từ theo yêu cầu.
• Có hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc cần kiểm tra kỹ các điều kiện xuất khẩu.
• Bắt đầu giao dịch với thị trường mới, chưa nắm rõ yêu cầu về hồ sơ và phương thức giao nhận.
• Muốn thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ nghiệp vụ xuất khẩu theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối, việc sử dụng dịch vụ bên ngoài có thể giúp giảm khối lượng công việc hành chính, đồng thời tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh chính.

Dù lựa chọn phương án nào, doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác, kiểm soát nội dung hợp đồng và thực hiện đầy đủ trách nhiệm liên quan đến hàng hóa, chứng từ và nghĩa vụ thuế.

5. Trường Thành Logistics hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm xuất khẩu, việc xác định chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ và xử lý thủ tục hải quan có thể đòi hỏi nhiều thời gian phối hợp. Lựa chọn đơn vị hỗ trợ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có đầu mối làm việc rõ ràng hơn trong quá trình triển khai.

Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ , hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc như:

• Rà soát chính sách và điều kiện áp dụng đối với mặt hàng.
• Tư vấn, phối hợp chuẩn bị hồ sơ và chứng từ xuất khẩu.
• Hỗ trợ khai báo và thực hiện thủ tục hải quan theo phạm vi dịch vụ.
• Phối hợp tổ chức vận chuyển quốc tế và hoàn thiện hồ sơ sau xuất khẩu.

Tùy theo loại hàng, thị trường và yêu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể trao đổi với Trường Thành Logistics để xác định phạm vi công việc cần hỗ trợ, các chứng từ phải chuẩn bị và phương án triển khai phù hợp.

Thực hiện đúng thủ tục xuất khẩu ủy thác đòi hỏi sự phối hợp giữa bên giao ủy thác và đơn vị nhận ủy thác từ khâu kiểm tra điều kiện hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ đến khai báo hải quan, xử lý hóa đơn và lưu trữ chứng từ. Chủ động rà soát từng bước giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch thông tin và kiểm soát tốt hơn các chi phí liên quan.

Nếu đang có kế hoạch xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp có thể gửi thông tin lô hàng cho Trường Thành Logistics để cùng trao đổi về yêu cầu hồ sơ, phạm vi hỗ trợ và phương án thực hiện trước khi triển khai.

Trường Thành Logistics - Chuyên nghiệp, tận tâm

Hotline: 0915 36 38 39

Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.

Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com

Website: https://truongthanhlogistics.com

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 

Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng

CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 

Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH 

Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh

Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS