Quản lý văn thư lưu trữ khoa học nhờ phần mềm thông minh

ngày 26/05/2016

Có thể nói quản lý văn thư lưu trữ ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng rất quan trọng, bởi đây là nơi lưu trữ mọi văn bản, giấy tờ, tài liệu thuộc bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Hiện nay, phần mềm CloudOffice ra đời đã giúp cho việc quản lý văn bản, hồ sơ giấy tờ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với cách quản lý văn thư lưu trữ truyền thống.

1. Giới thiệu về phần mềm CloudOffice

Với mong muốn đưa đến một giải pháp tổng thể trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng Công ty Cổ phần Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm CloudOffice. Đây là hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.

quản lý văn thư lưu trữ

Giao diện phần mềm CloudOffice

2. Chức năng của phần mềm CloudOffice trong việc quản lý văn thư lưu trữ

Phần mềm CloudOffice - Quản lý văn bản toàn diện từ việc quản lý công văn đi, công văn đến tới việc phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản, thời hạn xử ý văn bản... Ngoài  ra, phần mềm còn có chức năng bình luận để mọi người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân của mình vào từng văn bản hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.

Ngoài việc quản lý các văn bản đến, văn bản đi nội bộ, phần mềm còn cho phép quản lý các hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp ngay cả những tài liệu không thuộc nhóm thông tin văn bản, hồ sơ tài liệu có thể là phần mềm, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ khiếu nại tố cáo, các biểu mẫu, ấn chỉ, các tài liệu âm thanh, video...

Với nhiều chức năng tiện ích, phần mềm quản lý văn bản, tài liệu CloudOffice được xem là giải pháp hữu hiệu được rất nhiều đơn vị cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng và đem lại nhiều thành công việc quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản. Phần mềm giúp giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ văn thư, tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ văn bản do toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan lại và sắp xếp lưu trữ theo cách quản lý rất khoa học trên các máy tính chuyên dụng, an toàn và bảo mật. 

quản lý văn thư lưu trữ

Phần mềm CloudOffice giúp người quản lý xử lý văn bản, tài liệu nhanh gọn

Ứng dụng phần mềm CloudOffice người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau hay định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Không chỉ vậy, hồ sơ còn được phần mềm tổ chức sắp xếp quản lý theo từng năm cụ thể. Vì vậy người quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm một bộ hồ sơ sự kiện nào đó theo năm và theo trạng thái của hồ sơ như: hồ sơ sự kiện đang được theo dõi tại thời điểm hiện nay, hoặc hồ sơ sự kiện đã đóng lại trong quá khứ.

Phần mềm CloudOffice cho phép lưu trữ các hồ sơ, tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng. Các tài liệu được lưu trữ có thể là các phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video… Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với trường hợp cơ quan ra quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ nào đó. Để các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ được tốt, tổ trưởng có thể khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau. Hoặc trong trường hợp cơ quan thực hiện triển khai nhiệm vụ nào đó thì tài liệu của nhiệm vụ đó có thể được chia sẻ để mọi người liên quan truy cập.

Bên cạnh đó, phần mềm CloudOffice còn cho phép quản lý hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Trong các trường hợp như quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng, phầm mềm sẽ hỗ trợ hiệu quả. Người quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ của sự kiện nào đó để theo dõi hoặc tiếp tục cập nhận các nội dung, vấn đề mới của sự kiện.

Phần mềm CloudOffice còn cho phép quản lý tài liệu đặc thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện. Đặc biệt, phần mềm còn có chức năng cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như Hợp đồng, Dự án…

quản lý văn thư lưu trữ

Phần mềm CloudOffice tích hợp nhiều tiện ích văn phòng

Như vậy, có thể nói phần mềm CloudOffice xây dựng tính năng quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học, chặt trẽ, cho phép các nhà quản lý có nhiều phương án tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu phù hợp cho đơn vị mình. Toàn bộ tài nguyên về hồ sơ, dữ liệu của đơn vị sẽ được điện tử hóa để lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài. Để có thể phát huy được hết những giá trị của phần mềm cũng như nâng cao hiệu quả việc ứng dụng của phần mềm này trong công tác quản lý văn bản và khai thác tài liệu lưu trữ thì các cơ quan, doanh nghiệp phải thực hiện những biện pháp như: Hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cũng như đầu tư đầy đủ các trang thiết bị… Với sự phát triển của công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý thì phần mềm CloudOffice sẽ phát huy hết tính năng, vai trò của mình góp phần nâng cao chất lượng quản lý văn thư lưu trữ, quản lý công việc hiệu quả hướng đến một văn phòng điện tử hiện đại, văn minh.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

tel: 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn